fbpx

BAHASA INGGRIS BISNIS: TIPS MENULIS SURAT PENGUNDURAN DIRI

Sebagian besar nasihat karir yang tersedia secara online berfokus pada cara meninggalkan kesan baik saat wawancara kerja,
cara mendapatkan kenaikan gaji, atau cara meraih posisi senior di
perusahaan. Tapi bagaimana dengan kesan yang Anda tinggalkan saat mengundurkan diri dari pekerjaan? Mungkin banyak yang menganggap bahwa tak penting untuk meninggalkan kesan yang baik di tahap ini, padahal kenyataannya hal ini sangatlah penting. Bahkan setelah Anda mengundurkan diri, Anda akan mengandalkan mantan rekan kerja, manajer dan departemen SDM untuk meminta referensi kerja, dan Anda tak pernah tahu kapan Anda akan bertemu lagi dengan mereka di peran baru Anda.

Berikut ini adalah beberapa Dos and Don’ts untuk membuat surat pengunduran diri yang baik:

Dos – Yang harus dilakukan:

Tujukan kepada manajer Anda. Anda tidak perlu mengajukan surat pengunduran diri ke pemilik atau CEO perusahaan. Cukup ajukan ke manajer lini Anda, karena beliau-lah orang yang akan menerima surat tersebut dan memulai proses pengunduran diri Anda. Gunakan bahasa resmi seperti “Dear” meskipun Anda akrab dengannya.
Sebutkan semua segi hukum dan praktikal. Ini adalah hal dasar, tapi biasanya hal-hal dasar ini terlupakan akibat rasa gembira mendapatkan pekerjaan baru. Pastikan di surat Anda tertera dengan jelas tanggal, jabatan, dan bahwa Anda mengundurkan diri dari jabatan tersebut. Anda juga harus menuliskan rincian periode kontrak dan tanggal terakhir Anda bekerja di perusahaan itu. Atasan Anda kemudian akan mengirimkan surat konfirmasi berisi semua rincian tersebut serta poin-poin tambahan, misalnya sisa jatah cuti berbayar Anda.
Mintalah referensi. Sebutkan bahwa Anda akan menggunakan nama atasan sebagai referensi Anda di masa mendatang. Hal ini bertujuan agar mereka menyiapkan rincian kontak, atau menyiapkan surat referensi tertulis untuk Anda bawa.
Gunakan template. Seringkali negara berbeda mempunyai konvensi yang juga berbeda untuk surat pengunduran diri. Ada banyak template standar yang tersedia gratis secara online untuk memastikan bahwa Anda mengikuti etiket yang sesuai.
Gunakan nada yang tepat. Terlepas dari betapa informal-nya suasana kerja Anda, Anda tetap perlu mengajukan pengunduran diri secara tertulis. Surat pengunduran diri Anda adalah sebuah dokumen legal, jadi selalu gunakan bahasa Inggris formal untuk bisnis, dan tutup dengan “Yours sincerely”.
Bersikap sopan dan ramah. Meskipun Anda membenci pekerjaan lama dan tak sabar untuk segera keluar, tapi penting halnya untuk berpisah dengan damai. Saat menulis surat, pastikan Anda berterima kasih pada atasan atas kesempatan kerja yang telah mereka berikan, dan cobalah untuk menuliskan daftar ketrampilan atau pekerjaan yang bermanfaat bagi Anda. Tutup surat dengan mengharapkan yang terbaik untuk mereka di masa mendatang.
Singkat saja. Surat pengunduran diri Anda sebaiknya cukup singkat saja: panjang maksimal 2-3 paragraf dan pastikan Anda menuliskan semua informasi penting. Informasi-informasi lainnya, misalnya penyerahan tugas, bisa dibahas lewat email atau dibicarakan langsung dengan manajer.
Sampaikan secara langsung. Tips ini bukan hanya membuat Anda menghemat biaya prangko. Menyerahkannya secara langsung adalah cara yang sopan. Idealnya, Anda meminta jadwal pertemuan singkat dengan manajer dan memberitahunya tentang pengunduran diri sebelum Anda menyerahkan surat Anda.

Don’ts – Yang jangan diakukan:

Jangan sebut alasan pengunduran diri Anda. Tak masalah jika Anda mengatakan alasan yang generik, misalnya ingin mencoba hal atau peluang baru. Jika Anda merasa kesal dengan perusahaan, Anda mungkin tergoda untuk menyebutkan di surat pengunduran diri tentang gaji yang lebih besar, manfaat yang lebih baik, atau posisi senior yang tak Anda dapatkan di pekerjaan Anda saat ini. Ingatlah bahwa surat pengunduran diri Anda bukanlah tempat terbaik untuk menyebutkan semua hal ini, tetapi Anda mungkin dapat mendiskusikan masalah tersebut secara informal dengan manajer sebelum Anda keluar.
Jangan digunakan sebagai tempat melakukan keluhan. Surat pengunduran diri bukanlah tempat yang tepat untuk mengeluh tentang tempat kerja Anda. Mayoritas perusahaan memiliki proses formal dimana Anda bisa mendiskusikan alasan pengunduran diri dan berbagi pengalaman negatif. Jadi simpanlah semua keluhan Anda akan perusahaan, manajer atau rekan kerja untuk wawancara pengunduran diri Anda.

sumber : ef.co.id