Meskipun kini penggunaan teknologi sudah terlihat semakin berkembang, penulisan surat masih tetap dibutuhkan. Walaupun tidak selalu menggunakan surat pada umumnya dengan menggunakan amplop, surat juga bisa dibuat dan dikirim dengan melalui e-mail.
Jika dilihat dari kebutuhannya, surat terbagi menjadi dua. Yaitu surat formal dan surat informal. Dalam bahasa Inggris sebelumnya kamu sudah mempelajari tentang surat informal atau personal letter. Fungsi personal letter ini adalah mengirim surat yang biasanya membahas mengenai pengalaman dan perasaan pengirim.
Nah kali ini kamu akan mempelajari tentang formal letter yang biasanya dikenal juga sebagai business letter atau professional letter. Kira-kira kegunaannya untuk apa saja ya? Apakah kamu sudah pernah membuat formal letter sebelumnya? Yuk pelajari materi ini lebih dalam di artikel berikut ini!
Pengertian Formal Letter (Surat Resmi Bahasa Inggris)
Formal letter, business letter atau professional letter adalah surat dalam bahasa Inggris yang dibuat dalam bentuk khusus dan mengikuti berbagai macam aturan. Formal letter ini banyak sekali digunakan dalam kebutuhan yang berhubungan dengan bisnis atau hal yang profesional.
Misalnya kamu bekerja di instansi atau perusahaan di luar negeri, lalu kamu ingin mengundurkan diri atau resign. Kamu tentunya harus menulis surat resign terlebih dahulu. Atau kamu ingin memberikan sebuah kritik atau keluhan terhadap sebuah produk atau jasa, kamu tentu memerlukan formal letter.
Kamu juga bisa membuat surat resmi dalam bahasa Inggris untuk memberikan informasi khusus terkait pekerjaan. Atau ketika kamu ingin melamar sebuah pekerjaan ke perusahaan asing, kamu juga perlu membuat formal letter terlebih dahulu. Atau kamu juga bisa membuat surat resmi dalam bahasa Inggris kepada editor sebuah surat kabar untuk memberi tahu tentang suatu isu.
Sebenarnya ada banyak sekali yang bisa kamu lakukan dengan membuat formal letter. Oleh karena itu, materi ini akan sangat berguna bagi pengetahuanmu dalam bahasa Inggris.
Jenis-jenis Formal Letter (Surat Resmi Bahasa Inggris)
Terdapat tiga jenis formal letter yang dapat digunakan sesuai dengan kebutuhannya, yaitu sebagai berikut:
1. Business Letters
Business letters adalah surat resmi yang harus ditulis secara jelas dan langsung to the point. Kamu tidak perlu menuliskan latar belakang cerita di dalamnya. Yang kamu lakukan hanya perlu menyampaikan pesan secara jelas dan langsung pada intinya.
Terdapat beberapa hal yang harus kamu pahami dalam menulis business letters, yaitu sebagai berikut:
- Gunakan bahasa sehari-hari yang sederhana dan secara jelas menyampaikan pesan. Hindari penggunaan kosakata yang berlebih-lebihan.
- Jangan menggunakan jargon yang yang biasa digunakan dalam bisnis ketika kamu menulis business letters.
- Hindari penggunaan singkatan atau abbreviations
- Jika kamu membutuhkan pemesanan barang-barang, tulis secara merinci barang apa saja yang kamu butuhkan.
- Ketika kamu membalas business letters, selalu sebutkan tanggal saat kamu membalas surat tersebut.
- Business letters biasanya berupa surat yang diberikan oleh atasan kepada karyawan dan sebaliknya. Bisa juga berupa pemesanan barang-barang atau penggantian barang-barang. Business letters juga bisa berupa surat keluhan atau letters of complaint.
2. Letters of Application
Kamu mungkin sedang atau akan melamar pekerjaan ke perusahaan asing. Langkah pertama yang harus kamu lakukan adalah membuat letters of application. Berikut ini adalah beberapa hal yang harus kamu ketahui mengenai penulisan letters of application:
- Mulai dengan pengenalan singkat dan dari mana kamu mendapatkan informasi mengenai lowongan pekerjaan, misalnya dari iklan yang ada di internet atau di koran.
- Sebutkan latar belakang pendidikan dan latar belakang pekerjaan.
- Sebutkan alasanmu mengapa ingin bergabung dengan perusahaan yang sedang kamu lamar.
- Kemudian, sebutkan kelebihanmu dalam bekerja di bidang yang kamu inginkan, agar recruiter dapat mengetahui karyawan seperti apa dirimu.
- Format letters of application bisa mengikuti format business letters.
3. Letters to Newspapers
Letters to newspapers biasanya ditujukan kepada editor yang bertanggung jawab atas surat kabar tertentu. Biasanya tujuan menulis surat ini adalah untuk memberikan informasi, melengkapi atau mengkritisi suatu informasi.
Letters to newspapers selalu diawali atau ditujukan kepada editor dan diakhiri dengan yours faithfully. Oleh karena itu, jenis surat ini biasa disebut juga dengan letters to editor. Meskipun surat ini ditujukan kepada editor, kamu tetap harus menulisnya secara profesional. Selain itu, kamu juga harus menyertakan namamu dan alamat tempat tinggalmu dengan benar, karena surat kabar tidak akan mempublikasikan anonymous letters.
Struktur Penulisan Formal Letters (Struktur Surat Resmi Bahasa Inggris)
Berikut ini adalah struktur dari penulisan formal letters:
1. Addresser
Addresser pada formal letter meliputi nama lengkap dan alamat pengirim. Nah, dalam konteks ini, pengirim bisa jadi berupa seorang individu atau sebuah organisasi. Selain itu, beberapa perushaan, lembaga atau instansi juga dapat menuliskan addresser dalam bagian kop surat dan disertai dengan logo perusahaan, lembaga atau instansi tersebut.
2. Date
Date yang dimaksud adalah tanggal surat dibuat atau dikeluarkan oleh pihak pengirim. Biasanya penulisan date ini akan dimulai dengan nama kota, lalu diikuti dengan tanggal, bulan dan tahun surat itu dibuat atau dikeluarkan.
3. Adressee
Tentu ketika menulis surat kamu perlu mencantumkan siapa yang akan menerima surat tersebut. Surat yang kamu buat bisa ditujukan kepada seseorang atau sebuah lembaga. Jangan sampai kamu salah menulis nama seseorang beserta gelarnya atau nama perusahaan. Karena jika salah menuliskannya, bisa jadi surat tersebut malah tidak diterima.
4. Salutation
Setelah menuliskan namamu, tanggal dan nama penerima, kamu dapat menuliskan salutation atau sapaan. Biasanya sapaan yang paling sering digunakan adalah “dear” dan diikuti dengan last name penerima surat. Jika penerima surat tersebut adalah seorang pria, kamu bisa menyebutkan “Dear Mr. (nama belakang)”.
Tapi jika penerima tersebut merupakan seorang wanita, kamu harus mengetahui terlebih dahulu apakah wanita tersebut masih berstatus lajang atau sudah menikah. Jika penerima tersebut masih berstatus lajang, maka kamu harus menulis “Dear Ms. (nama belakang)” tapi jika penerima tersebut adalah seorang wanita yang sudah menikah, kamu harus menulis “Dear Mrs. (nama belakang.)”
Namun, jika kamu tidak mengetahui nama penerima tersebut, kamu bisa menuliskan “Dear, Sir“, “Dear, Madam” atau “Dear, Sir or Madam“. Atau kamu juga bisa menulis nama jabatan mereka misalnya, “Dear Hiring Manager“, “Dear Editor in Chief” atau yang lainnya.
5. Body atau Content
Pada bagian ini kamu akan menuliskan inti dari formal letter yang kamu tulis. Kamu harus menyampaikannya dengan jelas dan to the point. Nah berikut ini adalah beberapa contoh pembuka dari body sesuai dengan maksud dan tujuan surat yang kamu tulis:
- Responding to previous letter
Jika kamu ingin menulis surat formal letter untuk membalas surat yang kamu terima sebelumnya, beberapa pengantar atau awalan menulis surat bisa berupa hal ini:
As you stated in your letter,…
Regarding your previous letter,…
Concerning your letter,…
With reference to your letter,…
- Request letter
Formal letter yang kamu buat bisa menjadi permintaan suatu barang atau jasa terhadap pihak yang terlibat. Kamu bisa memulainya dengan beberapa awalan berikut ini:
I would be grateful if you could…
I would appreciate it if you would…
- Complaint letter
Selain membalas atau meminta sesuatu, kamu juga bisa memberikan surat keluhan pada formal letter. Berikut ini adalah beberapa awalan yang bisa kamu gunakan:
I am writing to complain about…
I would like to complain about…
I am writing to express my dissatisfaction with…
I find it absolutely unsatisfactory that…
6. Closing Sentence
Selanjutnya untuk mengakhiri formal letter kamu bisa menulis paragraf penutup. Biasanya yang kamu tulis pada bagian ini adalah harapanmu terhadap penerima surat dan diikuti dengan ucapan terima kasih.
7. Complimentary Close
Jika di awal kamu menuliskan salam pembuka, maka di akhir formal letter kamu harus menulis salam penutup. Salam yang dimaksud bisa berupa “Sincerely,” “Best regards“, dan lain-lain.
8. Signature
Terakhir, pada formal letter kamu harus menuliskan signature. Biasanya signature berupa nama lengkapmu dan jabatan, dan juga bisa ditambahkan dengan tanda tangan, cap atau stempel, atau juga bisa materai. Hal ini tergantung pada kepentingan atau urgensi dari formal letter yang kamu tulis.
7 Contoh Surat Resmi Dalam Bahasa Inggris
Berikut ini adalah beberapa contoh formal letter yang bisa kamu pelajari dan ikuti kerangka penulisannya:
Surat untuk Editor Mengenai Jalan yang Harus Diperbaiki (Letter to Editor)
| Ganesh 25, SS Street Cheran Nagar Coimbatore 641023
8th September 2019 The Editor The Hindu Coimbatore
Subject: Repair of the road in Cheran Nagar Sir, I would like to bring to your notice that the people in and around Cheran Nagar have been facing difficulties in traveling back and forth because of the bad condition of the roads there. We have appealed to the Municipality, but there has not been any response on the issue so far. As our appeals to their office have had no effect, we believe that perhaps a mention in the media would be of great help. Since the beginning of the last month, the roads in Cheran Nagar have been almost impassable. The surface is badly broken up by the heavy rains, and on a dark night, it is positively dangerous for vehicles to pass that way. Moreover, there are heaps of road metal on both sides of the road, which leaves very little room in the middle. The residents of the area have been inconvenienced in this way for weeks. The situation is becoming worse. There have been multiple accidents happening due to this condition. I request you to highlight the seriousness of the matter in your newspaper so that the road may be properly repaired without further delay. Thanking You Yours sincerely, Signature GANESH Resident |
Artinya:
Ganesh
25, SS Street
Cheran Nagar
Coimbatore 641023
8 September 2019
Kepada Yth.
Redaksi
The Hindu
Coimbatore
Subjek: Perbaikan Jalan di Cheran Nagar
Yang Terhormat,
Saya ingin membawa perhatian Anda pada masalah yang dihadapi warga di sekitar Cheran Nagar terkait kondisi jalan yang buruk, sehingga menyulitkan mereka untuk bepergian. Kami telah mengajukan permohonan kepada pihak Pemerintah Kota, namun hingga saat ini belum ada tanggapan terkait masalah tersebut.
Karena pengajuan kami ke kantor mereka tidak membuahkan hasil, kami percaya bahwa penyebutan masalah ini di media mungkin dapat sangat membantu. Sejak awal bulan lalu, jalan-jalan di Cheran Nagar hampir tidak dapat dilalui. Permukaan jalan rusak parah akibat hujan lebat, dan pada malam hari yang gelap, jalan tersebut sangat berbahaya untuk dilalui kendaraan. Selain itu, terdapat tumpukan material jalan di kedua sisi jalan, sehingga ruang di tengah menjadi sangat sempit. Warga di daerah ini telah mengalami ketidaknyamanan seperti ini selama berminggu-minggu.
Situasi ini semakin memburuk. Beberapa kecelakaan telah terjadi akibat kondisi ini. Saya memohon Anda untuk menyoroti keseriusan masalah ini di surat kabar Anda agar jalan tersebut dapat diperbaiki dengan semestinya tanpa penundaan lebih lanjut.
Terima kasih.
Hormat saya,
Tanda Tangan
GANESH
Warga Cheran Nagar
Surat untuk Pengunduran Diri (Resignation Letter)
| Birmingham, February 20th, 2022 Human Resource Department Sunshine Hotel and Villa Edmund Street no. 40 Dear Mrs. Lena Miyanti I am writing in order to inform the Human Resources Department of my resignation from the Head Manager position at Sunshine Hotel and Villa. My resignation will be effective March 25th, 2022, a month from the date I write this letter. The associations I have made during my employment in this hotel will be absolutely memorable for years. I hope my one-month notice will be sufficient for the Human Resources Department to find my replacement. Please let me know what I can do to help train my replacement. I will be here to help the transition as smooth as possible for the team and for you. I am grateful for the opportunity to work in this company. Sincerely, Liza Rinjani. |
Artinya:
Surat untuk Meminta Tempat Iklan (Request Letter)
| Nishat Srinagar, Kashmir 8th April 2020 Mr Umer Fayaz, CEO Alamdar Post Magazine HMT, Srinagar Kashmir Subject: Advertisement space in your esteemed magazine Mr Umer, With paramount reverence, I want to inform you that we are avid readers of your esteemed news magazine which is truly standing as a stalwart example of journalism excellence. We would like to request you to provide us with a front-page advertisement space in your magazine. Please provide us with the prices regarding the same. The earliest action will be highly appreciated. Yours truly, Residents of Nishat Srinagar |
Artinya:
Nishat Srinagar, Kashmir
8 April 2020
Kepada
Bapak Umer Fayaz, CEO
Alamdar Post Magazine
HMT, Srinagar Kashmir
Perihal: Permohonan Ruang Iklan di Majalah Anda
Yth. Bapak Umer,
Dengan hormat yang sebesar-besarnya, kami ingin menginformasikan bahwa kami adalah pembaca setia majalah berita Anda yang terhormat, yang benar-benar menjadi contoh unggul dalam dunia jurnalisme.
Kami ingin meminta ruang iklan di halaman depan majalah Anda. Mohon berkenan memberikan informasi mengenai harga untuk keperluan tersebut. Tindakan yang cepat sangat kami hargai.
Hormat kami,
Warga Nishat Srinagar
Surat untuk Meminta Persetujuan (Request Letter)
| Defense Colony, New Delhi 07-04-2020 Mr. Zia Shakir, MD Multimedia Productions Lajpat Nagar, Block M, New Delhi. Subject: Approval for Setting up a Multimedia House Mr. Zia Shakir, With Paramount reverence, I want to bring this to your kind notice that there has been a massive demand from universities and colleges in the South Delhi region to come up with a multimedia organization that could cater to their internship needs. You are aware of the fact that it is a time of media convergence and people are showing their prime interest in choosing multimedia as their prime source of information. And it is a good fact that multimedia news discrimination has overshadowed the traditional way of information dissemination. I believe we will take all the elements of multimedia into consideration. A fully-fledged animation branch will add feathers to our cap. We should take advantage of this emerging trend and set up a fully-fledged organization in South Delhi. Thanking You in Anticipation Zahid Hussain Associate professor, Multimedia University, New Delhi |
Artinya:
Surat Pengunduran Diri (Resignation Letter)
| Nicole Thomas 35 Chestnut Street Dell Village, Wisconsin 54101 555-555-5555 nicole@thomas.comSeptember 5, 2022Jason Andrews Manager LMK Company 53 Oak Avenue, Ste 5 Dell Village, Wisconsin 54101Dear Mr. Andrews, I’m writing to resign from my position as a customer service representative, effective September 16, 2022. I’ve recently decided to go back to school, and my program starts in late September. I’m tendering my resignation now so that I can be as helpful as possible to you during the transition. I’ve truly enjoyed my time working with you and everyone else on our team at LMK. It’s rare to find a customer service role that offers as much opportunity to grow and learn, and perhaps rare to find such a positive, inspiring team of people to grow and learn with. I’m particularly grateful for your guidance while I was considering furthering my education. Your support has meant so much to me. Please let me know if there’s anything I can do to help you find and train my replacement. Thanks and best wishes, Signature (hard copy letter) Nicole Thomas |
Artinya:
Nicole Thomas
35 Chestnut Street
Dell Village, Wisconsin 54101
555-555-5555
nicole@thomas.com
5 September 2022
Jason Andrews
Manajer
LMK Company
53 Oak Avenue, Ste 5
Dell Village, Wisconsin 54101
Yth. Bapak Jason Andrews,
Melalui surat ini, saya mengajukan pengunduran diri dari posisi saya sebagai customer service representative, efektif mulai 16 September 2022.
Saya baru-baru ini memutuskan untuk melanjutkan pendidikan, dan program yang akan saya jalani dimulai akhir September. Oleh karena itu, saya mengajukan pengunduran diri sekarang agar dapat membantu proses transisi dengan sebaik-baiknya.
Saya sangat menikmati waktu saya bekerja dengan Anda dan seluruh tim di LMK. Tidak sering menemukan posisi customer service yang menawarkan begitu banyak peluang untuk berkembang dan belajar, dan bahkan lebih jarang lagi menemukan tim yang positif dan menginspirasi seperti yang ada di sini.
Saya sangat berterima kasih atas bimbingan Anda selama saya mempertimbangkan untuk melanjutkan pendidikan. Dukungan Anda sangat berarti bagi saya.
Mohon beri tahu saya jika ada hal yang bisa saya lakukan untuk membantu menemukan dan melatih pengganti saya.
Terima kasih dan saya mendoakan yang terbaik untuk Anda.
Hormat saya,
(Tanda tangan untuk surat fisik)
Nicole Thomas
Surat Undangan Rapat Tahunan (Annual Meeting Invitation Letter)
| Subject: Annual Meeting Dear Kathleen, Thank you so much for your assistance in planning our annual meeting. Your expertise in handling the meeting arrangements, booking the conference facilities and hotel, coordinating travel, scheduling events, and organizing the meeting is greatly appreciated. I appreciate your help and advice, and I am hoping we can plan on having your assistance with next year’s event. It’s tentatively scheduled for January 16–20, 2023, in Tampa, Florida. If you can confirm your availability, I’ll be in touch when we’re ready to start planning. I look forward to working with you in the future and thank you again. Best regards, Peter Hancock |
Artinya:
Subjek: Pertemuan Tahunan
Yth. Kathleen,
Terima kasih banyak atas bantuan Anda dalam merencanakan pertemuan tahunan kami. Keahlian Anda dalam menangani pengaturan pertemuan, pemesanan fasilitas konferensi dan hotel, koordinasi perjalanan, penjadwalan acara, serta pengorganisasian pertemuan sangat kami hargai.
Saya sangat menghargai bantuan dan saran Anda, dan saya berharap kita dapat merencanakan untuk mendapatkan bantuan Anda dalam acara tahun depan. Acara ini sementara dijadwalkan pada 16–20 Januari 2023, di Tampa, Florida. Jika Anda dapat mengonfirmasi ketersediaan Anda, saya akan menghubungi Anda saat kami siap untuk mulai merencanakan.
Saya menantikan untuk bekerja sama dengan Anda di masa depan dan sekali lagi mengucapkan terima kasih.
Salam hangat,
Peter Hancock
Surat Lamaran Kerja (Application Letter)
| Terry Hamilton 110 Ocean St Sydney, NSW 20072 August 2021Mr. Gary Tolbert Sunshine Corporation 219 Kent St Sydney, NSW 2016Dear Mr. Gary, I am writing to express my interest in the sales manager position at Sunshine Corporation. I came across the job posting on the careers page of your company website and believe I am the best fit for this role. Currently, I am employed as the sales manager at Blue Wave Computers, one of the city’s most reputable computer hardware and systems vendors. As a result of my ability to identify the need for diversification of our solutions, I have increased annual sales to over $5 million. With a record of delivering and surpassing sales quotas within a highly competitive IT market, I am confident I will deliver positive outcomes. I am a strong communicator with an advisory sales style, advanced problem-solving skills, and a keen aptitude for understanding customer needs. I identify value propositions efficiently by using my creative abilities and closing strategies. As a result, I can provide exceptional service to my customers while aligning with company values and goals. I am looking for a challenging but rewarding role with your company. I look forward to discussing my suitability for this role in greater detail at your earliest convenience. Yours sincerely, Terry Hamilton Enclosure: Resume |
Artinya:
Terry Hamilton
110 Ocean St
Sydney, NSW 2007
Agustus 2021
Kepada Yth. Bapak Gary Tolbert
Sunshine Corporation
219 Kent St
Sydney, NSW 2016
Perihal: Lamaran Posisi Sales Manager
Dengan hormat, Bapak Gary,
Saya menulis surat ini untuk menyampaikan ketertarikan saya terhadap posisi Sales Manager di Sunshine Corporation. Saya menemukan informasi lowongan tersebut melalui halaman karier di situs web perusahaan Anda dan percaya bahwa saya adalah kandidat yang paling cocok untuk posisi ini. Saat ini, saya bekerja sebagai Sales Manager di Blue Wave Computers, salah satu vendor perangkat keras dan sistem komputer paling terkemuka di kota ini. Berkat kemampuan saya dalam mengidentifikasi kebutuhan diversifikasi solusi, saya telah berhasil meningkatkan penjualan tahunan hingga lebih dari $5 juta.
Dengan rekam jejak pencapaian dan melampaui target penjualan di pasar TI yang sangat kompetitif, saya yakin dapat memberikan hasil positif untuk perusahaan Anda. Saya adalah seorang komunikator yang handal dengan gaya penjualan konsultatif, kemampuan pemecahan masalah yang maju, dan pemahaman yang tajam terhadap kebutuhan pelanggan. Saya mampu mengidentifikasi nilai tambah dengan efisien menggunakan kreativitas dan strategi closing saya. Dengan demikian, saya dapat memberikan layanan yang luar biasa kepada pelanggan sambil tetap selaras dengan nilai-nilai dan tujuan perusahaan.
Saya mencari peran yang menantang namun memberi penghargaan di perusahaan Anda. Saya berharap dapat berdiskusi lebih lanjut mengenai kesesuaian saya untuk posisi ini pada waktu yang paling nyaman bagi Anda.
Hormat saya,
Terry Hamilton
Lampiran: Resume
Demikianlah penjelasan tentang formal letter beserta jenis-jenis dan contohnya. Dengan mempelajarinya, kamu akan menambah wawasanmu dalam bahasa Inggris, dan kemampuanmu menulis dalam bahasa Inggris akan semakin meningkat.
Supaya kamu mahir berbahasa Inggris, jangan lupa untuk terus belajar terus tentang grammar bahasa Inggris khususnya di tenses. Jika kamu membutuhkan bantuan, kamu bisa mengikuti kursus bahasa Inggris online di Golden English. Dengan kursus bahasa Inggris online, kamu bisa mengembangkan kemampuan bahasa Inggris dengan mudah dan cepat. Selamat belajar!
Referensi:
Team Leverage Edu. 2023. Formal Letter: Format, Types, Samples (online at) https://leverageedu.com/blog/formal-letter-format/ [accessed on 8 June 2023]
Byju’s. ND. Formal Letter Writing in English – Definition, Format and Writing Samples (online at) https://byjus.com/english/formal-letter-writing-in-english/ [accessed on 8 June 2023]
