Bahasa Inggris kini sudah menjadi bahasa internasional. Artinya bahasa Inggris sudah digunakan di berbagai macam keadaan. Mulai dari pendidikan hingga ke pekerjaan.
Dalam dunia kerja, kini bahasa Inggris sudah menjadi bahasa komunikasi antara sesama. Bahkan beberapa perusahaan sudah menggunakan bahasa Inggris sebagai bahasa pengantarnya.
Oleh karena itu, penting untuk kamu memahami bahasa Inggris tingkat profesional. Ada banyak materi yang sebaiknya kamu pahami dalam bahasa Inggris tingkat profesional. Nah kali ini kamu akan mempelajari tentang memo.
Dalam ranah profesional terdapat media komunikasi yang dapat kamu gunakan selain email atau pesan singkat elektronik, yang disebut sebagai memo. Memo adalah alat komunikasi terbaik untuk membagikan informasi yang penting di dalam perusahaanmu.
Baik kolega, penyewa, sukarelawan, atau anggota internal lainnya tentu pada satu waktu akan diberikan suatu informasi. Cara terbaik dalam menginformasikan sesuatu yang bersifat krusial dan genting ini adalah melalui memo.
Nah, kira-kira untuk waktu kapan saja ya kamu bisa membuat memo? Bagaimana kamu menulis memo? Agar kamu lebih paham, yuk simak penjelasannya di artikel berikut ini!
Pengertian Memo
Memo adalah singkatan dari memorandum, yaitu sebuah cara untuk menginformasikan sekelompok orang mengenai masalah spesifik, solusi, atau acara. Memo yang dibuat harus singkat, mudah dibaca dan to-the-point atau langsung menuju inti pembahasan.
Memo menginformasikan kepada penerimanya dan menyediakan sebuah rencana aksi dengan tahapan-tahapan spesifik yang dapat diikuti. Oleh sebab itu, memo harus dibuat dengan jelas dan singkat.
Memo bisa dikirim melalui surat kertas, fax, atau PDF yang dilamporkan di dalam email. Meskipun penyebaran informasi melalui email sudah banyak menggantikan memo, dalam beberapa situasi memo masih dapat membantu untuk mengirim beberapa pesan penting.
Tujuan Memo
Memo didesain atau dirancang untuk komunikasi internal resmi di dalam sebuah bisnis atau organisasi. Memo sering dikirim untuk seluruh karyawan di dalam perusahaan. Tapi bisa juga hanya ditujukan untuk suatu departemen saja, sebuah tim saja, atau sekelompok orang saja.
Memo memberikan informasi-informasi penting melalui format yang mudah dan dapat diikuti oleh para pembacanya. Dengan demikian para pembaca dapat melakukan intruksi dalam memo dengan jelas.
Kapan Waktu yang Tepat untuk Menulis Memo
Kamu harus menulis sebuah memorandum hanya saat kamu perlu menyampaikan hal-hal terkait bisnis yang resmi secara efisien. Tujuan dari memo yang kamu buat harus untuk menginformasikan, membawa perhatian pada suatu masalah, atau menjawab pertahaan.
Berikut ini adalah waktu-waktu yang sesuai untuk menggunakan memo:
- broadcast internal changes (menyiarkan perubahan internal)
- disseminate news (menyebarkan berita)
- share an upcoming event (membagian informasi tentang acara mendatang)
- update public safety guidelines (memperbarui pedoman keamanan publik)
- raise awareness about an issue (meningkatkan kesadaran tentang suatu masalah)
- address a problem (mengatasi masalah)
- make a request (membuat sebuah permintaan)
- share project updates (membagikan informasi pembaruan proyek)
Baca Juga: Penggunaan Contraction Word dalam Bahasa Inggris
Cara Membuat Memo
Kalau kamu mengirim sebuah memo melalui email, memo tersebut harus dalam bentuk PDF. Hal tersebut dilakukan agar mempertahankan gaya yang sudah kamu terapkan pada dokumen memo.
Secara tradisional, memo menggunakan font dua belas poin untuk isi, dan font empat belas hingga enam belas poin untuk judul. Buatlah font dan desain tetap sederhana.
Sebuah memo harus memasukkan hal-hal berikut:
- Heading
- To
- From
- Date
- Subject
- Opening statement
- Context
- Call to action and task statement
- Discussion
- Closing
Kamu juga harus memiliki opsi untuk melampirkan sesuatu untuk mendukung pesan yang akan kamu sampaikan di dalam memo. Jika memo yang kamu buat berisi lebih dari satu halaman, kamu perlu membuat rangkuman terkait poin-poin yang ingin kamu sampaikan.
8 Cara Menulis Memo
Memo yang kamu buat harus selalu ditulis dengan cara yang profesional dan sopan, terlepas dari topik apa yang ingin kamu bahas. Tetaplah fokus pada fakta dan rencana yang dapat dilakukan.
Kamu tidak perlu menggunakan emoji dalam memo bisnis. Buatlah memo yang kamu tulis singkat dan langsung pada tujuan serta jelas dan hanya memasukkan informasi-informasi yang penting saja.
1. Heading
Heading adalah bagian siapa saja yang menerima memo, siapa yang mengirim memo, tanggal berapa memo ditulis dan subjek memo. Perhatikan format di bawah ini:
To: [Nama lengkap penerima dan jabatan pekerjaan atau departemen]
From: [Nama lengkapmu dan jabatan pekerjaan]
Date: [Hari dan tanggal hari ini]
Subject: [Tentang apa memo tersebut]
Karena kamu sudah menuliskan kepada siapa memo ditujukan di bagian heading, kamu tidak perlu membuat salam pembuka.
2. Opening statement
Pada bagian ini kamu bisa menulis satu hingga tiga kalimat saja. Opening statement adalah bagian saat kamu dengan singkat menjelaskan apa tujuan memo yang kamu buat. Kamu cukup memasukkan ringkasan informasi penting di bagian ini. Selebihnya kamu akan memberikan rincian lebih lanjut.
Kamu bisa memulainya dengan, “I’m writing to inform you . . .”
3. Context
Dalam tiga hingga sepuluh kalimat, berikan konteks dalam memo. Konteks adalah bagian kamu memberitahu kepada orang-orang bahwa kamu menulis tentang apa, mengapa kamu menulisnya, dan informasi penting lainnya.
Pada bagian ini terdapat hal-hal berikut:
- supporting evidence (bukti pendukung)
- why your organization made the decision you’re discussing in the memo (mengapa perusahaanmu membuat keputusan yang kamu diskusikan dalam memo tersebut)
- background information (informasi latar belakang)
- a problem statement (pernyataan masalah)
- how you found the problem (bagaimana kamu menemukan masalahnya)
- important timing or dates (waktu atau tanggal penting)
- other key points (poin penting lainnya)
4. Call to action and task statement
Pada bagian ini kamu bisa membuat baik itu dua atau tiga kalimat, atau berupa poin-poin. Di bagian ini kamu memberitahu langkah selanjutnya untuk penerima.
Tuliskan apa yang harus dilakukan oleh penerima memo setelah mereka membaca memo tersebut. Atau saat setelah kamu berencana untuk mengatasi masalah yang kamu deskripsikan.
Kamu bisa menulis seperti ini, “Please [tugas yang ingin diselesaikan] by [tenggat waktu]” atau kamu juga bisa menulis, “I appreciate your cooperation in this matter.”
5. Discussion
Tujuan dari bagian ini adalah membujuk para penerima memo untuk mengikuti rekomendasi aksi yang kamu berikan. Tunjukkanlah detail tentang hal-hal yang bisa mendukung idemu, mulai dari informasi yang paling penting.
Kemudian, berikan bukti dukungan yang spesifik, ide serta riset untuk mendukung memo yang kamu buat. Aturlah informasi dari tingkat urgensi yang paling tinggi ke paling rendah.
6. Closing
Bagian penutup adalah kesempatanmu untuk mengakhiri memo dalam catatan yang sopan. Dalam bagian ini kamu juga bisa merekomendasikan hal yang bisa penerima lakukan kembali.
Umumnya, memo tidak memiliki ucapan selamat tinggal. Namun kalau kamu tetap ingin menggunakannya, pastikan ucapan tersebut singkat.
7. Optional additions
Pada bagian opsional tambahan, kamu bisa memasukkan ringkasan atau lampiran dengan memo yang kamu buat jika memang kamu membutuhkannya. Kamu harus membuat ringkasan jika memo yang kamu buat lebih dari satu halaman panjangnya.
Ringkasan dapat membantu penerima memo lebih mudah memahami informasi yang kamu bagikan. Kamu bisa menempatkan ringkasan tepat sebelum closing statement. Di dalam ringkasan bisa terdapat rekomendasi, rangkuman informasi penting, referensi, metode dan sumber.
Jika informasi di dalam memo yang kamu tulis memerlukan klarifikasi lebih lanjut, kamu bisa menempatkannya di bagian ini. Summary atau ringkasan bisa berupa beberapa kalimat panjang atau berupa beberapa poin-poin informasi.
Informasi tambahan juga harus memasukkan dokumentasi apa yang ingin kamu bagikan. Misalnya berupa grafik, list, tabel atau foto. Kalau kamu memilih untuk menyertakan lampiran, sertakan catatan terkait apa yang kamu lampirkan sebelum penutup.
Kalau kamu mengirim memo melalui email, lampiran tambahan ini bisa dimasukkan ke dalam email yang kamu kirim. Kalau kamu mengirim memo melalui surat atau fax, sertakan hal ini di halaman terakhir dokumen memo yang kamu buet:
“Attached: [nama lampiran], [tanggal dibuat].”
8. Revise
Setelah kamu menulis memo, waktunya kamu merevisi. Berikut ini adalah tahapan yang dapat memastikan memo yang kamu buat jelas dan langsung pada intinya. Ingat semakin pendek memo yang kamu buat, maka semakin baik hasilnya.
- Hapus mater-materi tidak penting
- Perjelas poin utamamu
- Proofread atau baca kembali pengejaan, gramatikal dan kesalahan tanda baca
- Cek kembali fakta dan sumber
- Minta feedback dari kolega sebelum mengirim memo
Baca Juga: Synonym: Sinonim dalam Bahasa Inggris dan Contoh Daftar Persamaan Kata Bahasa Inggris
Perbedaan Memo dengan Dokumen Lainnya
Perbedaan Memo dengan Email
Memo biasanya memiliki gaya bahasa dan nada yang lebih formal dibandingkan dengan email, dan biasanya sangat efektif jika panjang dari memo pendek dan langsung to-the-point.
Perbedaan Memo dengan Surat
Pada umumya surat biasanya diberikan kepada individu di luar perusahaan atau organisasi. Selain itu tujuan dari surat adalah memberikan informasi eksternal terkait topik yang spesifik. Bahasa dan nada yang digunakan bisa dalam bentuk informal atau formal.
10 Contoh Memo Dalam Bahasa Inggris Singkat
Berikut adalah contoh memo yang bisa kamu pelajari:
Example 1: Internal changes
When an organization makes policy, procedural, or high-level staffing changes, an internal change memo should be written. The HR department may send this email, or it might come from the leadership team or another department.
To: All Employees
From: Kelly Source, Human Resources Manager
Date: July 20, 2022
Subject: Changes to Paid Time Off System
I’m writing to inform you about the recent changes to our PTO system. We are switching platforms to PalmLeaf HR. This system will go into effect on October 1, 2022.
In switching to PalmLeaf HR, our company is attempting to make submitting your PTO requests simpler. You can find tutorials for navigating this easy-to-use platform attached to this memo.
You’ll receive an onboarding email from PalmLeaf HR directly this week. Please be sure to set up your account no later than September 30, 2022.
If you’re having trouble setting up your account, please email us with any questions at HR@example.com.
Thank you for your cooperation during this transition. We’re hopeful that this will make managing your PTO easier.
Attached: PalmLeafHR Guide, January 2022
Example 2: General business memo
A general business memo format may be used for just about any business item. Whether it’s a project in progress or an internal analysis, this versatile format will fit.
To: Ava Colon, Phil Comma, and Dave Period
From: Peter Office, Senior Data Analyst
Date: May 20, 2022
Subject: Revenue Analysis
I’m writing to address the revenue analysis report your team requested. This analysis covers revenue streams from 2010 to the first quarter of 2022.
This report was requested by the sales team in January 2022 when Dave Period stepped into the Chief Sales Coordinator position. The analysis was compiled using Tableau, and the reports are attached.
At this time, I am asking you to review the data and let me know if there’s anything else you’d like me to analyze more deeply. The best way for you to view the dashboard is through the invite from Tableau in your email inbox.
Here are the main points from my analysis:
- Our main stream of revenue is our flagship product, Hawaiian-style shirts.
- The second top revenue stream is the running hats.
- Our revenue is generated sales driven primarily through email marketing efforts.
- There were some periods during which the data were not available and are therefore not included in this analysis.
Thank you for taking the time to review this analysis. Please feel free to send any questions or concerns you have to me at poffice@example.com. If you’re having technical difficulties accessing the dashboard, please contact our IT department at IT@example.com for assistance.
Attached:
Tableau Guide, 2022
2010–2021 Revenue Analysis Report, May 2022
Example 3
To: All the squad on Marketing Division
From: Felicia Wijaya, Chief of Marketing
Date: Jan 2nd, 2023
Subject : Request to attend welcoming event
This is to inform you that our new Head of Brand Communication, Jennifer Hwang, will be welcomed at 10 a.m. on January 3rd, 2023. The welcoming event required all Marketing Division employees to attend as there would be several important announcements. Thank you for your cooperation.
Example 4
To: All school staff and teachers
From: Damian Wibowo, Headmaster
Date: Jun, 6th 2022
Subject: School Sports Event Announcement
This is an announcement to all school staff and teachers that the annual student sport competition will be held on June 20th, 2022. The sports competition will be held between classes, so each class must choose representatives for each competition. Please be guided and await further announcements in the coming days.
Thank you.
Example 5
To: Shania Tan, Social Media Manager
From: Julie Baker, Content Marketing Manager
Date: Jan 2nd, 2023
Subject: Social Media Post Request
I am writing to let you know that our new article, “5 Ways to Start a Healthy Life with YouCan,” has been published. I am hoping you can share it on our social media channel and please notify me if you have posted the content. Thank you.
Example 6
To : All Employees
From : Satriya Husain, General Manager
Date : August 20th, 2011
Subject: Company’s Anniversary
We are going to celebrate the anniversary of our company next week. It will be held on Tuesday, August 27, 2011 at 10 a.m. There will be fun activities, bazaars, and door prizes for all employees. Thus, all employees are expected to participate in this event and are able to come on time. Thank you.
Example 7
To: All employees
From: General Manager
Date: May 9th, 2021
Subject: Regular Meeting
We will hold regular meeting on May, 9th 2021. It is not similar to previous agenda since there is urgent matter to discuss with all of the team.
That is why please allocate the time, and prepare all the necessary materials as what we usually do in regular meeting. In the end of the session, there will be additional information that I will share.
Demikianlah penjelasan tentang memo. Dengan mempelajarinya, kini kamu dapat membuat memo yang bisa dikirimkan kepada semua orang di dalam organisasi atau perusahaan dengan baik dan benar.
Selain itu, kemampuan bahasa Inggrismu terutama kemampuan menulis dalam bahasa Inggris akan semakin meningkat. Tentu saja kamu harus mengaplikasikan apa yang sudah kamu pelajari agar kamu bisa menguasai materi ini.
Supaya kamu mahir berbahasa Inggris, jangan lupa untuk terus belajar terus tentang grammar bahasa Inggris khususnya di tenses. Jika kamu membutuhkan bantuan, kamu bisa mengikuti kursus bahasa Inggris online di Golden English. Dengan kursus bahasa Inggris online, kamu bisa mengembangkan kemampuan bahasa Inggris dengan mudah dan cepat. Selamat belajar!
Reference:
Meltzer, Rachel. 2022. How to Write a Memo in 8 Steps (online at) https://www.grammarly.com/blog/how-to-write-memo/ [accessed on 1 August 2023]
